🔹 Audits & Inspections – Record Maintenance for Inspections (Factory Compliance)

🔹 “ऑडिट और निरीक्षण – निरीक्षणों के लिए रिकॉर्ड का रखरखाव (फैक्टरी अनुपालन)”

Record Maintenance for Inspections in Factories | रिकॉर्ड रखरखाव और फैक्टरी अनुपालन

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Record Maintenance for Inspections

🔹 ऑडिट और निरीक्षण – निरीक्षणों के लिए रिकॉर्ड का रखरखाव (फैक्टरी अनुपालन)

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✅ Introduction | परिचय

Maintaining proper records is a legal necessity and a critical component of factory compliance under Indian labor laws. During audits and inspections, inspectors check if employers are keeping accurate and updated documentation. Non-compliance may lead to heavy penalties, prosecution, or even factory closure.

रिकॉर्ड का उचित रखरखाव न केवल एक कानूनी आवश्यकता है, बल्कि भारतीय श्रम कानूनों के तहत फैक्टरी अनुपालन का एक महत्वपूर्ण हिस्सा भी है। ऑडिट और निरीक्षण के दौरान, निरीक्षक यह जांचते हैं कि क्या नियोक्ता सटीक और अद्यतन दस्तावेज़ रख रहे हैं। गैर-अनुपालन से भारी जुर्माना, अभियोजन या फैक्टरी बंद होने का खतरा हो सकता है।

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🔹 Why Record Maintenance is Crucial | रिकॉर्ड रखरखाव क्यों आवश्यक है

✅ Legal requirement under Factory Act and allied laws
✅ Helps avoid penalties during inspections
✅ Ensures employee rights and entitlements
✅ Provides proof of compliance in case of legal disputes

✅ फैक्टरी अधिनियम और संबंधित कानूनों के तहत कानूनी आवश्यकता
✅ निरीक्षण के दौरान दंड से बचने में मदद करता है
✅ कर्मचारियों के अधिकारों और लाभों की पुष्टि करता है
✅ कानूनी विवादों की स्थिति में अनुपालन का प्रमाण प्रदान करता है

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🔹 Key Acts Requiring Record Maintenance | प्रमुख अधिनियम जिनमें रिकॉर्ड जरूरी है

✅ The Factories Act, 1948
✅ The Payment of Wages Act, 1936
✅ The Minimum Wages Act, 1948
✅ Employees’ Provident Fund (EPF) Act, 1952
✅ Employees’ State Insurance (ESI) Act, 1948
✅ Equal Remuneration Act, 1976
✅ Payment of Bonus Act, 1965
✅ Payment of Gratuity Act, 1972
✅ Labour Welfare Fund Act (State-wise)

✅ फैक्टरी अधिनियम, 1948
✅ वेतन भुगतान अधिनियम, 1936
✅ न्यूनतम वेतन अधिनियम, 1948
✅ कर्मचारी भविष्य निधि अधिनियम, 1952
✅ कर्मचारी राज्य बीमा अधिनियम, 1948
✅ समान पारिश्रमिक अधिनियम, 1976
✅ बोनस भुगतान अधिनियम, 1965
✅ उपदान अधिनियम, 1972
✅ श्रमिक कल्याण निधि अधिनियम (राज्यवार)

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🔹 Mandatory Registers to Maintain | अनिवार्य पंजी रजिस्टर

✅ Form 11 – Health Register (under Factories Act)
✅ Form 12 – Register of Adult Workers
✅ Form 15 – Leave with Wages Register
✅ Form 22 – Annual Return
✅ Muster Roll & Wage Register
✅ Overtime Register (Form 10)
✅ Accident Register (Form 23)
✅ Attendance & Salary Register
✅ Bonus, Gratuity & Leave Encashment Records

✅ फॉर्म 11 – स्वास्थ्य रजिस्टर (फैक्टरी अधिनियम के तहत)
✅ फॉर्म 12 – वयस्क श्रमिकों की रजिस्टर
✅ फॉर्म 15 – वेतन सहित अवकाश रजिस्टर
✅ फॉर्म 22 – वार्षिक विवरण
✅ हाजिरी और वेतन रजिस्टर
✅ अतिरिक्त समय रजिस्टर (फॉर्म 10)
✅ दुर्घटना रजिस्टर (फॉर्म 23)
✅ उपस्थिति और वेतन रजिस्टर
✅ बोनस, उपदान और छुट्टी नकदीकरण रिकॉर्ड

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🔹 Digital Record Keeping vs Manual | डिजिटल बनाम मैन्युअल रिकॉर्ड

✅ Digitized records are easier to maintain and access
✅ Reduces risk of data loss and tampering
✅ Many state labor departments now accept digital formats
✅ Software solutions ensure accuracy and compliance

✅ डिजिटल रिकॉर्ड को बनाए रखना और एक्सेस करना आसान
✅ डेटा खोने या छेड़छाड़ का खतरा कम
✅ कई राज्य अब डिजिटल फॉर्मेट स्वीकार करते हैं
✅ सॉफ्टवेयर समाधान सटीकता और अनुपालन सुनिश्चित करते हैं

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🔹 Frequency of Updates | अपडेट करने की आवृत्ति

✅ Daily – Attendance, Wages, Overtime
✅ Weekly – Health & Safety observations
✅ Monthly – EPF, ESI contributions, Bonus calculations
✅ Annually – Returns, Training reports, Welfare fund contributions

✅ दैनिक – उपस्थिति, वेतन, अतिरिक्त समय
✅ साप्ताहिक – स्वास्थ्य और सुरक्षा निरीक्षण
✅ मासिक – ईपीएफ, ईएसआई योगदान, बोनस गणना
✅ वार्षिक – विवरणी, प्रशिक्षण रिपोर्ट, कल्याण निधि योगदान

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🔹 What Inspectors Look For | निरीक्षक क्या देखते हैं?

✅ Completeness and authenticity of registers
✅ Up-to-date entries with no overwriting
✅ Availability of backup documents (pay slips, challans)
✅ Proper signage and layout approvals
✅ Records of safety drills and employee training

✅ रजिस्टरों की पूर्णता और प्रामाणिकता
✅ अद्यतन प्रविष्टियाँ बिना काटछांट के
✅ बैकअप दस्तावेज़ जैसे वेतन पर्ची, चालान
✅ उचित साइनबोर्ड और लेआउट अनुमोदन
✅ सुरक्षा अभ्यास और कर्मचारी प्रशिक्षण के रिकॉर्ड

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🔹 Tips for Effective Record Maintenance | प्रभावी रिकॉर्ड रखरखाव के सुझाव

✅ Maintain both hard copies and digital backups
✅ Train HR and compliance teams on updates
✅ Use factory compliance software or ERP
✅ Conduct monthly internal audits
✅ Create a checklist for all inspection-related documents

✅ हार्ड कॉपी और डिजिटल बैकअप दोनों बनाए रखें
✅ एचआर और अनुपालन टीम को अपडेट पर प्रशिक्षित करें
✅ फैक्टरी अनुपालन सॉफ्टवेयर या ईआरपी का उपयोग करें
✅ मासिक आंतरिक ऑडिट करें
✅ सभी निरीक्षण संबंधित दस्तावेजों की चेकलिस्ट बनाएं

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🔹 Consequences of Poor Record Maintenance | खराब रिकॉर्ड रखने के परिणाम

❌ Penalties up to ₹1,00,000 or more
❌ Prosecution or factory closure
❌ Cancellation of licenses and registrations
❌ Legal liability and employee lawsuits

❌ ₹1,00,000 या उससे अधिक का जुर्माना
❌ अभियोजन या फैक्टरी बंद
❌ लाइसेंस और पंजीकरण की रद्दीकरण
❌ कानूनी जिम्मेदारी और कर्मचारी मुकदमे

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🔹 Checklist Before Inspection | निरीक्षण से पहले चेकलिस्ट

✅ Cross-verify all statutory registers
✅ Ensure all challans for EPF, ESI are filed
✅ Check layout plans and safety approvals
✅ Keep past inspection reports handy
✅ Notify key staff members for coordination

✅ सभी वैधानिक रजिस्टरों की पुनः जांच करें
✅ ईपीएफ, ईएसआई के सभी चालान दायर हों
✅ लेआउट योजनाएं और सुरक्षा अनुमोदन जांचें
✅ पिछले निरीक्षण रिपोर्ट तैयार रखें
✅ समन्वय हेतु प्रमुख कर्मचारियों को सूचित करें

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🔹 Best Practices | सर्वोत्तम प्रथाएँ

✅ Keep a compliance calendar for due dates
✅ Automate reports where possible
✅ Conduct mock inspections quarterly
✅ Create a compliance folder for quick access

✅ नियत तारीखों के लिए अनुपालन कैलेंडर बनाए रखें
✅ जहाँ संभव हो रिपोर्ट को स्वचालित करें
✅ त्रैमासिक मॉक निरीक्षण करें
✅ त्वरित एक्सेस के लिए अनुपालन फ़ोल्डर बनाएँ

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✅ Conclusion | निष्कर्ष

Proper record maintenance is the backbone of compliance in factories. It ensures smooth inspections, prevents penalties, and protects the interests of both employers and workers. With digital tools and regular audits, staying compliant becomes efficient and transparent.

उचित रिकॉर्ड रखरखाव फैक्ट्रियों में अनुपालन की रीढ़ है। यह निरीक्षणों को सुचारू बनाता है, दंड से बचाता है और नियोक्ताओं और श्रमिकों दोनों के हितों की रक्षा करता है। डिजिटल उपकरणों और नियमित ऑडिट के साथ, अनुपालन कुशल और पारदर्शी हो जाता है।

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