🔹 Factory Inspector Visits Compliance Guide 2025 | फैक्टरी निरीक्षण अनुपालन गाइड

Learn everything about Factory Inspector Visits under the Factories Act, 1948. This bilingual (English-Hindi) guide covers inspection types, required documents, penalties, and employer best practices. फैक्टरी निरीक्षण प्रक्रिया, दस्तावेज़, और दंड के बारे में जानें – फैक्टरी मालिकों और एचआर के लिए पूर्ण मार्गदर्शिका।

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🔹 Factory Inspector Visits Compliance Guide 2025 | फैक्टरी निरीक्षक दौरे अनुपालन गाइड 2025

✅ Introduction | परिचय

Factory Inspector visits are legal procedures conducted under the Factories Act, 1948, aimed at ensuring safety, welfare, and statutory compliance within manufacturing units. These inspections are essential for safeguarding employee rights, verifying working conditions, and maintaining transparency.

फैक्टरी निरीक्षक दौरे फैक्टरी अधिनियम, 1948 के अंतर्गत कानूनी प्रक्रियाएँ हैं जो निर्माण इकाइयों में सुरक्षा, कल्याण और वैधानिक अनुपालन सुनिश्चित करने के लिए की जाती हैं। ये निरीक्षण कर्मचारियों के अधिकारों की रक्षा, कार्य स्थितियों की जांच और पारदर्शिता बनाए रखने के लिए आवश्यक होते हैं।

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🔹 Why Factory Inspections Matter | फैक्टरी निरीक्षण क्यों जरूरी हैं

✅ Ensure legal compliance under the Factories Act
✅ Reduce accidents and health hazards
✅ Improve workplace efficiency and discipline
✅ Prevent legal penalties and business disruptions

✅ फैक्टरी अधिनियम के तहत कानूनी अनुपालन सुनिश्चित करें
✅ दुर्घटनाओं और स्वास्थ्य खतरों को कम करें
✅ कार्यस्थल की दक्षता और अनुशासन में सुधार करें
✅ कानूनी दंड और व्यापार में व्यवधान से बचें

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🔹 Types of Inspections | निरीक्षण के प्रकार

🔹 Routine Inspections – Conducted annually or semi-annually
🔹 Surprise Inspections – Triggered by worker complaints, accidents, or suspicion
🔹 Pre-approval Inspections – Before issuing or renewing factory licenses
🔹 Follow-up Inspections – To check compliance after earlier violations

🔹 नियमित निरीक्षण – वार्षिक या अर्धवार्षिक रूप से किए जाते हैं
🔹 अचानक निरीक्षण – श्रमिकों की शिकायत, दुर्घटना या संदेह के आधार पर
🔹 पूर्व-अनुमोदन निरीक्षण – लाइसेंस जारी करने या नवीनीकरण से पहले
🔹 अनुवर्ती निरीक्षण – पहले के उल्लंघन के बाद अनुपालन की पुष्टि के लिए

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🔹 Documents Required During Inspection | निरीक्षण के दौरान आवश्यक दस्तावेज़

✅ Form 12 – Register of Adult Workers
✅ Form 22 – Annual Return
✅ Health Register (Form 11)
✅ Leave with Wages Register (Form 15)
✅ Muster Roll, Wage Register
✅ Factory License Copy
✅ Fire Safety Certificate
✅ Building Plan Approval
✅ Overtime Register
✅ Accident Register

✅ फॉर्म 12 – वयस्क श्रमिकों की रजिस्टर
✅ फॉर्म 22 – वार्षिक विवरण
✅ स्वास्थ्य रजिस्टर (फॉर्म 11)
✅ वेतन सहित अवकाश रजिस्टर (फॉर्म 15)
✅ हाजिरी रजिस्टर, वेतन रजिस्टर
✅ फैक्टरी लाइसेंस की प्रति
✅ अग्नि सुरक्षा प्रमाणपत्र
✅ भवन योजना की स्वीकृति
✅ ओवरटाइम रजिस्टर
✅ दुर्घटना रजिस्टर

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🔹 What Inspectors Check | निरीक्षक किन बातों की जांच करते हैं

✅ Cleanliness and hygiene in the workplace
✅ Condition and placement of machinery
✅ Ventilation, lighting, temperature
✅ Adequate toilet and washroom facilities
✅ Display of safety signs and instructions
✅ Presence of first-aid boxes
✅ Availability of personal protective equipment (PPE)
✅ Working hours and overtime compliance
✅ Register & license validity
✅ Staff training records

✅ कार्यस्थल की सफाई और स्वच्छता
✅ मशीनरी की स्थिति और स्थान
✅ वेंटिलेशन, प्रकाश और तापमान
✅ पर्याप्त शौचालय और वॉशरूम सुविधा
✅ सुरक्षा संकेत और निर्देशों का प्रदर्शन
✅ प्राथमिक उपचार बॉक्स की उपलब्धता
✅ व्यक्तिगत सुरक्षा उपकरण (PPE) की उपलब्धता
✅ कार्य समय और ओवरटाइम का अनुपालन
✅ रजिस्टर और लाइसेंस की वैधता
✅ प्रशिक्षण रिकॉर्ड

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🔹 During the Inspection | निरीक्षण के दौरान

🔹 Factory Inspector’s Rights During Inspection

फैक्ट्री निरीक्षक के अधिकार निरीक्षण के दौरान

✅ Inspectors may come with no prior notice
निरीक्षक बिना किसी पूर्व सूचना के फैक्ट्री आ सकते हैं। इसका मकसद यह सुनिश्चित करना है कि फैक्ट्री हमेशा नियमों का पालन कर रही हो।

✅ They are allowed to enter any part of the premises
निरीक्षकों को फैक्ट्री परिसर के किसी भी हिस्से में जाने की अनुमति होती है, ताकि वे कार्य स्थल की पूरी स्थिति देख सकें।

✅ They verify documents, talk to workers
निरीक्षक फैक्ट्री के दस्तावेज़ों की जांच करते हैं और कर्मचारियों से बातचीत कर स्थिति समझते हैं।

✅ They may issue directions, notice of defects or improvements
यदि निरीक्षक को कोई कमी या दोष मिलता है, तो वे सुधार के निर्देश या नोटिस जारी कर सकते हैं।

✅ Photographs and samples may be collected
निरीक्षक निरीक्षण के दौरान आवश्यकतानुसार फोटो खींच सकते हैं और नमूने भी ले सकते हैं ताकि रिपोर्ट तैयार की जा सके।

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🔹 After the Inspection | निरीक्षण के बाद की प्रक्रिया

🔹 Post-Inspection Process | निरीक्षण के बाद की प्रक्रिया

✅ A formal report is submitted to factory management
निरीक्षक द्वारा निरीक्षण पूरा होने के बाद, एक औपचारिक रिपोर्ट फैक्टरी प्रबंधन को सौंपी जाती है जिसमें निरीक्षण के दौरान मिली जानकारी और टिप्पणियाँ शामिल होती हैं।

✅ Timeline is given for corrective actions
रिपोर्ट में सुधारात्मक कार्रवाई करने के लिए एक निश्चित समयसीमा दी जाती है ताकि फैक्ट्री समय पर आवश्यक सुधार कर सके।

✅ In case of serious violation, show-cause notice may be issued
यदि निरीक्षक को कोई गंभीर उल्लंघन मिलता है, तो फैक्ट्री को कारण बताओ नोटिस जारी किया जा सकता है, जिसमें फैक्ट्री को अपने कार्यों का स्पष्टीकरण देना होता है।

✅ Follow-up inspection may be scheduled
सुधारों के अमल की जांच के लिए एक पुनः निरीक्षण निर्धारित किया जा सकता है, जिससे यह सुनिश्चित किया जा सके कि निर्देशों का पालन किया गया है।

✅ Compliance proof must be submitted within due date
फैक्ट्री को निरीक्षण के निर्देशों के अनुपालन का प्रमाण निर्धारित समय सीमा के भीतर प्रस्तुत करना अनिवार्य होता है।

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🔹 Legal Penalties for Non-Compliance | गैर-अनुपालन पर दंड

❌ ₹1,00,000 fine for first-time offense
❌ ₹5,00,000 or imprisonment up to 2 years for repeated offenses
❌ License suspension or cancellation
❌ Legal proceedings in labor court

❌ पहली बार उल्लंघन पर ₹1,00,000 जुर्माना
❌ बार-बार उल्लंघन पर ₹5,00,000 तक या 2 साल की जेल
❌ लाइसेंस निलंबन या रद्द
❌ श्रम न्यायालय में कानूनी कार्रवाई

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🔹 Best Practices for Employers | नियोक्ताओं के लिए सर्वोत्तम प्रथाएँ

✅ Keep all documents and licenses updated
All licenses, registers, and records should be up to date and readily accessible.

✅ सभी दस्तावेज़ और लाइसेंस अद्यतन रखें
सभी लाइसेंस, रजिस्टर और रिकॉर्ड अद्यतन और आसानी से उपलब्ध हों।

✅ Conduct internal safety audits
Internal inspections should be scheduled quarterly to identify gaps.

✅ नियमित रूप से आंतरिक सुरक्षा ऑडिट करें
खामियों की पहचान के लिए त्रैमासिक रूप से आंतरिक निरीक्षण करें।

✅ Train staff on compliance
Workers should know their rights, safety protocols, and legal guidelines.

✅ कर्मचारियों को अनुपालन पर प्रशिक्षित करें
कर्मचारियों को उनके अधिकार, सुरक्षा उपाय और कानूनी दिशा-निर्देश सिखाएं।

✅ Respond to inspector feedback
Act quickly on recommendations or corrections given by the inspector.

✅ निरीक्षक की प्रतिक्रिया पर कार्रवाई करें
निरीक्षक द्वारा दिए गए सुझावों पर शीघ्र कार्य करें।

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🔹 Tips to Be Inspection-Ready | निरीक्षण के लिए तैयार रहने के सुझाव

🔹 Appoint a compliance officer
🔹 Maintain digital and physical records
🔹 Keep safety gear in stock
🔹 Conduct monthly mock drills
🔹 Update safety signboards
🔹 Display emergency contact numbers

🔹 एक अनुपालन अधिकारी नियुक्त करें
🔹 डिजिटल और भौतिक रिकॉर्ड बनाए रखें
🔹 सुरक्षा उपकरणों का स्टॉक रखें
🔹 मासिक मॉक ड्रिल आयोजित करें
🔹 सुरक्षा संकेत पट्टों को अद्यतन करें
🔹 आपातकालीन संपर्क नंबर प्रदर्शित करें

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✅ Conclusion | निष्कर्ष

Factory Inspector visits are not meant to disrupt operations but to ensure that workplaces are compliant, safe, and humane. A proactive compliance strategy not only prevents penalties but also enhances your organization’s reputation and operational stability.

फैक्टरी निरीक्षक दौरे संचालन को बाधित करने के लिए नहीं, बल्कि कार्यस्थलों को अनुपालक, सुरक्षित और मानवीय बनाने के लिए होते हैं। एक सक्रिय अनुपालन रणनीति न केवल दंड से बचाती है बल्कि आपकी संस्था की प्रतिष्ठा और संचालन स्थिरता को भी बढ़ाती है।